Zur aktiven nachhaltigen Gestaltung des Bildungswesens im Rahmen eines kommunalen Bildungsmanagements bedarf es regelmäßig aktualisierter Informationen auf Basis verfügbarer Statistiken und weiterer Quellen. So wird es möglich, Entwicklungen in der Bildung zu verfolgen und zu vergleichen, regionale und allgemeine Trends zu erkennen und bildungspolitisch zu steuern.
Die Orientierung des Monitorings am Lernen erfordert eine analytische Perspektive über das gesamte Bildungssystem auf kommunaler Ebene über alle administrativen und institutionellen Zuständigkeitsbereiche hinweg. Ein kontinuierliches Bildungsmonitoring schafft die Grundlagen für ein abgestimmtes Management der kommunalen Bildungslandschaft, das zum Ziel hat, die Maßnahmen mit dem (Aus-) Bildungsbedarf und den (Weiter-) Bildungswünschen in Einklang zu bringen. Die Ergebnisse und Befunde des Bildungsmonitorings sind somit die Grundlage der kommunalen Bildungsberichterstattung, ob in Form von periodisch erscheinenden kommunalen Bildungsberichten oder als themenzentrierte Analysen besonderer Herausforderungen der kommunalen Bildungspolitik.
Das kommunale Bildungsmonitoring im Rahmen des Bildungsmanagements liefert Informationen über Rahmenbedingungen, Verlaufsmerkmale, Ergebnisse und Erträge von Bildungsprozessen. Diese Informationen können als objektivierte Entscheidungsgrundlage im Bildungsmanagement genutzt werden, um
- fachliche Zieldiskussionen zu führen,
- Bildung zu planen,
- politische Entscheidungen zu treffen,
- Rechenschaft abzulegen und Kontrollen der Zielerreichung über erfolgte Maßnahmen durchzuführen,
- die Öffentlichkeit zu informieren (z. B. durch einen Bildungsbericht).
Im kommunalen Bildungsmonitoring werden regelmäßig und systematisch Daten und Strukturmerkmale des regionalen Bildungswesens erhoben. Die Daten werden hierzu aus unterschiedlichen Quellen (z. B. amtliche Statistik, Studien, Vergleichsarbeiten, Daten der Kinder-und Jugendhilfe, etc.) gewonnen. Das IT-Instrumentarium unterstützt dabei als Werkzeug zur Sammlung, Auswertung und Darstellung von Daten die Kommunen, die Aufgaben im Bildungsmonitoring ohne größeren Zusatzaufwand und ohne vertiefte statistische Sachkenntnis effizient und effektiv zu erledigen.